Um dos primeiros textos que publiquei foi em meados de 2000, na extinta revista "Office". Era precisamente sobre as vantagens da adopção do teletrabalho pelas empresas. Desde essa epóca até hoje, muito evoluiu no tipo de trabalho que se faz nas empresas e, sobretudo, deu-se um autêntico "salto quântico" na tecnologia e na capacidade das redes e comunicações.
A actual crise do coronavírus torna a colocar no topo agenda e, até das determinações governamentais, o teletrabalho, que se tornou obrigatório em todas as funções que puderem ser realizadas remotamente após recomendação da DGS. Esperemos que este movimento venha para ficar dados os conhecidos benefícios para o clima, via redução de uso do transporte individual e colectivo, para as pessoas, pelo ganho de tempo para a vida pessoal, lazer e familiar pela subtração do tempo gasto em deslocações de e para o trabalho e, até para as empresas que assim se podem focar mais na produtividade dos seus trabalhadores e menos em todos os epifenómenos que envolvem a gestão de pessoas.
Embora possa parecer fácil fazer teletrabalho, é preciso ter as práticas adequadas para ser mais eficaz e produtivo:
1. Para quem trabalha habitualmente num contexto de "escritório", psicologicamente, a "casa" é associada a "descanso" e "lazer" na nossa mente, até de forma automática e inconsciente. Por isso, para ser eficaz a fazer teletrabalho, há que recriar em casa o ambiente do escritório.
2. Quando em casa, recrie a sua rotina habitual no trabalho: acorde à mesma hora, comece às mesmas horas, faça uma pausa horária equivalente à sua deslocação até ao trabalho, goze as pausas às mesmas horas e nas mesmas quantidades, e tome café ou o seu "snack" na mesma exacta regularidade. Se em algum dia tiver a necessidade de "levar trabalho" para casa, não o faça no fim do seu turno normal de trabalho, mas após descansar algumas horas. Criar e seguir religiosamente esta rotina vai criar na sua mente uma disposição natural para trabalhar e ser produtivo.
3. Em vez da pausa que equivale à deslocação até ao trabalho, agora que está (ou deve estar) confinado à habitação, não comece por ler o email e as notificações do seu telemóvel: é uma má forma de começar porque será distraído e, provavelmente, irritado com algo que depois vai condicionar todo o resto do dia de teletrabalho. Se tem o hábito: faça alguma meditação (se não o tem: é uma boa ocasião para o adquirir), faça algum exercício físico, leia um bom livro ou coloque-se a par das notícias do dia. Se costuma levantar-se às 07:00 e chegar ao trabalho às 08:00, ocupe assim essa hora: não comece logo a teletrabalhar já que esta será também uma forma de aderir à rotina do ponto anterior. Pondere usar uma aplicação como a Rescue Time para o manter dentro do foco e a manter uma rotina produtiva de trabalho: existe um plano gratuito que lhe permite contabilizar pausas e ligar o "FocusTime" se precisa de se concentrar num projecto ou problema difícil durante algum tempo.
4. É muito importante escolher o espaço onde vai teletrabalhar: Não se limite a sentar no sofá da sala com o laptop da empresa: esse local e atitude é a que o seu cérebro se habitou quando está a descansar, e não lhe permitirá entrar no "modo trabalho": focado e sem distrações. Crie em torno de si um ambiente de trabalho. Idealmente faça-o num escritório ou numa divisão menos usada da casa (um sótão, uma cave ou arrecadação: servem). Se não a tiver (como é o meu caso: já que tenho o escritório cheio de livros e documentação) e se tiver que usar a mesa da sala crie aqui, provisoriamente, um ambiente de trabalho: remova da mesa tudo o que não está directamente associado ao trabalho: se usa um cadernos de notas, coloque-o junto assim: afaste de si os comandos da televisão, e coloque caneta, a garrafa da água que usa no trabalho perto. Se usa um laptop ligado a um monitor externo: excelente use-o. Quando terminar a sua sessão normal de trabalho (nem mais, nem menos) desmonte tudo e devolva a mesa à sua condição habitual e entre em "modo casa".
5. Se usa um laptop da empresa (ou um desktop levado de propósito para casa como agora fizeram muitas empresas portuguesas) use-o em vez do seu pc pessoal: o simples gesto de abrir ou fechar a sua tampa será um excelente marcador psicológico para entrar e sair do "modo trabalho".
6. Adopte uma postura rígida e de costas direitas: idealmente o écran do seu laptop deve estar ao mesmo nível dos seus olhos: eleve-o com uma plataforma ou use o monitor externo para esse efeito, isso vai impactar a forma como desempenha as suas funções.
7. Se tem por hábito trabalhar com música faça o mesmo quando em casa, pode ser com uma música ambiente, se isso não incomodar quem estiver consigo em casa durante a duração desta crise. Além da música ambiente facilitar a entrada psicológica em "modo trabalho" também o vai escudar dos ruídos habituais numa habitação: o tráfego automóvel , os ruídos da rua ou o latir do cão do vizinho. Se já os tem, use headphones com função de "cancelamento de ruído". Se tem que ouvir música: escolha uma playlist automática e não perca tempo nem se distraia escolhendo música a música aquilo que quer ouvir. Evite o silêncio: pode ser uma grande fonte de distração porque o seu cérebro tenderá a começar a vaguear. Se não está habituado a ouvir música vá a ao MyNoise e ligue um gerador de "white noise" ou então, faça como eu, ouça os sons do universo através da Mix do Youtube "Sound of the universe".
8. Por muito que sinta o impulso para tratar da lida da casa evite-o nas horas de trabalho. Muito importante, estabeleça um "pacto" com a sua família, especialmente se tiver que trabalha na sala ou na mesa da cozinha: garanta que todos percebem (até o animal de companhia!) que "trabalhar a partir de casa" não é o mesmo que "estar em casa": pode compensá-los fazendo pausas juntos (se há mais alguém em teletrabalho: sincronizem as agendas) ou durante as refeições do dia e certamente que pode passar mais tempo de qualidade com a sua família já que não tem que gastar tempo a telecomutar de e para o trabalho.
9. Como uma das suas primeiras tarefas: planifique o resto do dia. Se, como eu gasta a maioria do seu tempo em actividades de suporte e uma minoria com projectos ou problemas reserve o fim do dia para os segundos ou a hora que estima que será menos movimentada (precisamente como faria no escritório). Elabore e mantenha uma lista de actividades (o Microsoft To-Do é uma excelente ferramenta para isso. O Google Keep (que estou a usar para escrever este texto) também serve mas não permite to-do's recorrentes o que é uma grande limitação. Uma lista de To-dos é muito importante porque lhe dará uma sensação de realização e satisfação à medida que vai encerrando tarefa após tarefa. Antes de terminar o dia, faça um balanço do que fez e do que falta fazer: crie novos To-Do's para o dia seguinte e feche o laptop ou desligue o desktop.
10. Se está a trabalhar num projecto ou a fazer trabalho criativo desligue as notificações do telemóvel ou do computador. Se acha que é útil, desligue o som do computador (ver sugestão 7). Se está a usar uma ferramenta de presença (como o Microsoft Teams) coloque o estado em "Do Not Disturb" ou escreva o nome do projecto em que está a trabalhar. Se sente que não está a fazer progressos num projecto ou num problema particularmente difícil, quebre a regra da rotina, faça uma pausa e permite que o seu cérebro se distraia com qualquer coisa durante alguns minutos.
11. Se possível agende as suas reuniões sempre para o mesmo período (o que se aplica também quando no escritório). Idealmente bem depois de acordar e antes do período normal de almoço: não imediatamente depois do almoço ou logo depois de acordar para que o seu cérebro esteja o mais desperto possível.
12. Tenha em conta que agora que vai comunicar sobretudo por mail ou chat podem existir mal-entendidos porque não há comunicação não-verbal. Na dúvida acredite que o seu interlocutor está bem intencionado. O uso de uma chamada de vídeo, embora mais stressante que uma chamada de voz pode ser importante para evitar conflitos que advenham deste distanciamento. Tente combinar e acertar tudo por comunicações assíncronas: mensagens de mail, calendários partilhados, grupos de teams criados especificamente para um projecto ou problema específico que depois são fechados.
13. Tente não estar sentado durante mais do que uma hora ou hora e meia. Levante-se e caminhe um pouco pela casa, espreite pela janela e volte ao seu local de teletrabalho. Ninguém consegue ser produtivo com dores nas costas... Use uma aplicação para contar tempos e lançar um alerta: se isso o ajudar, por exemplo o Online-Stopwatch.
14. Muito importante, mantenha-se ao alcance da sua equipa. Se usa o Microsoft Teams crie ou adira à "Team" da sua equipa ou ao grupo whatsapp associado ao seu telemóvel de trabalho. É importante dar conta do que está a fazer aos seus colegas e ajudá-los se eles precisarem. Use reuniões com voz ou imagem para manter um mínimo de coesão e coordenar o trabalho. Permita-se a alguma interacção não-laboral, de entretenimento ou diversão como ocorre, naturalmente, em qualquer escritório e entre qualquer equipa que funcione normalmente.
15. Como vai comunicar, sobretudo, na forma escrita e menos por voz com os seus colegas, dedique um especial cuidado à forma como escreve. Releia tudo antes de enviar e use as opções para envio deferido de muitos clientes de mail, por forma poder corrigir ou adicionar algo depois de clicar no botão de "send". Tente ser breve e limitar-se ao essencial para que quem leia não se distraia com introduções ou divagações.
O Teletrabalho pode mantê-lo tão produtivo como quando estava no escritório e, se for bem utilizado, torná-lo ainda mais produtivo e enriquecer a qualidade da sua vida pessoal. Se correr bem, se a sua organização acreditar e tiver provas sensíveis e mensuráveis de que funcionou irá certamente implementar um plano, rígido ou flexível de teletrabalho, já que também tem muito a ganhar pelo recurso ao trabalho remoto e que, ademais, isso poderá servir como um argumento para reter os melhores recursos da organização que é, sempre, as suas pessoas.
A actual crise do coronavírus torna a colocar no topo agenda e, até das determinações governamentais, o teletrabalho, que se tornou obrigatório em todas as funções que puderem ser realizadas remotamente após recomendação da DGS. Esperemos que este movimento venha para ficar dados os conhecidos benefícios para o clima, via redução de uso do transporte individual e colectivo, para as pessoas, pelo ganho de tempo para a vida pessoal, lazer e familiar pela subtração do tempo gasto em deslocações de e para o trabalho e, até para as empresas que assim se podem focar mais na produtividade dos seus trabalhadores e menos em todos os epifenómenos que envolvem a gestão de pessoas.
Embora possa parecer fácil fazer teletrabalho, é preciso ter as práticas adequadas para ser mais eficaz e produtivo:
1. Para quem trabalha habitualmente num contexto de "escritório", psicologicamente, a "casa" é associada a "descanso" e "lazer" na nossa mente, até de forma automática e inconsciente. Por isso, para ser eficaz a fazer teletrabalho, há que recriar em casa o ambiente do escritório.
2. Quando em casa, recrie a sua rotina habitual no trabalho: acorde à mesma hora, comece às mesmas horas, faça uma pausa horária equivalente à sua deslocação até ao trabalho, goze as pausas às mesmas horas e nas mesmas quantidades, e tome café ou o seu "snack" na mesma exacta regularidade. Se em algum dia tiver a necessidade de "levar trabalho" para casa, não o faça no fim do seu turno normal de trabalho, mas após descansar algumas horas. Criar e seguir religiosamente esta rotina vai criar na sua mente uma disposição natural para trabalhar e ser produtivo.
3. Em vez da pausa que equivale à deslocação até ao trabalho, agora que está (ou deve estar) confinado à habitação, não comece por ler o email e as notificações do seu telemóvel: é uma má forma de começar porque será distraído e, provavelmente, irritado com algo que depois vai condicionar todo o resto do dia de teletrabalho. Se tem o hábito: faça alguma meditação (se não o tem: é uma boa ocasião para o adquirir), faça algum exercício físico, leia um bom livro ou coloque-se a par das notícias do dia. Se costuma levantar-se às 07:00 e chegar ao trabalho às 08:00, ocupe assim essa hora: não comece logo a teletrabalhar já que esta será também uma forma de aderir à rotina do ponto anterior. Pondere usar uma aplicação como a Rescue Time para o manter dentro do foco e a manter uma rotina produtiva de trabalho: existe um plano gratuito que lhe permite contabilizar pausas e ligar o "FocusTime" se precisa de se concentrar num projecto ou problema difícil durante algum tempo.
4. É muito importante escolher o espaço onde vai teletrabalhar: Não se limite a sentar no sofá da sala com o laptop da empresa: esse local e atitude é a que o seu cérebro se habitou quando está a descansar, e não lhe permitirá entrar no "modo trabalho": focado e sem distrações. Crie em torno de si um ambiente de trabalho. Idealmente faça-o num escritório ou numa divisão menos usada da casa (um sótão, uma cave ou arrecadação: servem). Se não a tiver (como é o meu caso: já que tenho o escritório cheio de livros e documentação) e se tiver que usar a mesa da sala crie aqui, provisoriamente, um ambiente de trabalho: remova da mesa tudo o que não está directamente associado ao trabalho: se usa um cadernos de notas, coloque-o junto assim: afaste de si os comandos da televisão, e coloque caneta, a garrafa da água que usa no trabalho perto. Se usa um laptop ligado a um monitor externo: excelente use-o. Quando terminar a sua sessão normal de trabalho (nem mais, nem menos) desmonte tudo e devolva a mesa à sua condição habitual e entre em "modo casa".
5. Se usa um laptop da empresa (ou um desktop levado de propósito para casa como agora fizeram muitas empresas portuguesas) use-o em vez do seu pc pessoal: o simples gesto de abrir ou fechar a sua tampa será um excelente marcador psicológico para entrar e sair do "modo trabalho".
6. Adopte uma postura rígida e de costas direitas: idealmente o écran do seu laptop deve estar ao mesmo nível dos seus olhos: eleve-o com uma plataforma ou use o monitor externo para esse efeito, isso vai impactar a forma como desempenha as suas funções.
7. Se tem por hábito trabalhar com música faça o mesmo quando em casa, pode ser com uma música ambiente, se isso não incomodar quem estiver consigo em casa durante a duração desta crise. Além da música ambiente facilitar a entrada psicológica em "modo trabalho" também o vai escudar dos ruídos habituais numa habitação: o tráfego automóvel , os ruídos da rua ou o latir do cão do vizinho. Se já os tem, use headphones com função de "cancelamento de ruído". Se tem que ouvir música: escolha uma playlist automática e não perca tempo nem se distraia escolhendo música a música aquilo que quer ouvir. Evite o silêncio: pode ser uma grande fonte de distração porque o seu cérebro tenderá a começar a vaguear. Se não está habituado a ouvir música vá a ao MyNoise e ligue um gerador de "white noise" ou então, faça como eu, ouça os sons do universo através da Mix do Youtube "Sound of the universe".
8. Por muito que sinta o impulso para tratar da lida da casa evite-o nas horas de trabalho. Muito importante, estabeleça um "pacto" com a sua família, especialmente se tiver que trabalha na sala ou na mesa da cozinha: garanta que todos percebem (até o animal de companhia!) que "trabalhar a partir de casa" não é o mesmo que "estar em casa": pode compensá-los fazendo pausas juntos (se há mais alguém em teletrabalho: sincronizem as agendas) ou durante as refeições do dia e certamente que pode passar mais tempo de qualidade com a sua família já que não tem que gastar tempo a telecomutar de e para o trabalho.
9. Como uma das suas primeiras tarefas: planifique o resto do dia. Se, como eu gasta a maioria do seu tempo em actividades de suporte e uma minoria com projectos ou problemas reserve o fim do dia para os segundos ou a hora que estima que será menos movimentada (precisamente como faria no escritório). Elabore e mantenha uma lista de actividades (o Microsoft To-Do é uma excelente ferramenta para isso. O Google Keep (que estou a usar para escrever este texto) também serve mas não permite to-do's recorrentes o que é uma grande limitação. Uma lista de To-dos é muito importante porque lhe dará uma sensação de realização e satisfação à medida que vai encerrando tarefa após tarefa. Antes de terminar o dia, faça um balanço do que fez e do que falta fazer: crie novos To-Do's para o dia seguinte e feche o laptop ou desligue o desktop.
10. Se está a trabalhar num projecto ou a fazer trabalho criativo desligue as notificações do telemóvel ou do computador. Se acha que é útil, desligue o som do computador (ver sugestão 7). Se está a usar uma ferramenta de presença (como o Microsoft Teams) coloque o estado em "Do Not Disturb" ou escreva o nome do projecto em que está a trabalhar. Se sente que não está a fazer progressos num projecto ou num problema particularmente difícil, quebre a regra da rotina, faça uma pausa e permite que o seu cérebro se distraia com qualquer coisa durante alguns minutos.
11. Se possível agende as suas reuniões sempre para o mesmo período (o que se aplica também quando no escritório). Idealmente bem depois de acordar e antes do período normal de almoço: não imediatamente depois do almoço ou logo depois de acordar para que o seu cérebro esteja o mais desperto possível.
12. Tenha em conta que agora que vai comunicar sobretudo por mail ou chat podem existir mal-entendidos porque não há comunicação não-verbal. Na dúvida acredite que o seu interlocutor está bem intencionado. O uso de uma chamada de vídeo, embora mais stressante que uma chamada de voz pode ser importante para evitar conflitos que advenham deste distanciamento. Tente combinar e acertar tudo por comunicações assíncronas: mensagens de mail, calendários partilhados, grupos de teams criados especificamente para um projecto ou problema específico que depois são fechados.
13. Tente não estar sentado durante mais do que uma hora ou hora e meia. Levante-se e caminhe um pouco pela casa, espreite pela janela e volte ao seu local de teletrabalho. Ninguém consegue ser produtivo com dores nas costas... Use uma aplicação para contar tempos e lançar um alerta: se isso o ajudar, por exemplo o Online-Stopwatch.
14. Muito importante, mantenha-se ao alcance da sua equipa. Se usa o Microsoft Teams crie ou adira à "Team" da sua equipa ou ao grupo whatsapp associado ao seu telemóvel de trabalho. É importante dar conta do que está a fazer aos seus colegas e ajudá-los se eles precisarem. Use reuniões com voz ou imagem para manter um mínimo de coesão e coordenar o trabalho. Permita-se a alguma interacção não-laboral, de entretenimento ou diversão como ocorre, naturalmente, em qualquer escritório e entre qualquer equipa que funcione normalmente.
15. Como vai comunicar, sobretudo, na forma escrita e menos por voz com os seus colegas, dedique um especial cuidado à forma como escreve. Releia tudo antes de enviar e use as opções para envio deferido de muitos clientes de mail, por forma poder corrigir ou adicionar algo depois de clicar no botão de "send". Tente ser breve e limitar-se ao essencial para que quem leia não se distraia com introduções ou divagações.
O Teletrabalho pode mantê-lo tão produtivo como quando estava no escritório e, se for bem utilizado, torná-lo ainda mais produtivo e enriquecer a qualidade da sua vida pessoal. Se correr bem, se a sua organização acreditar e tiver provas sensíveis e mensuráveis de que funcionou irá certamente implementar um plano, rígido ou flexível de teletrabalho, já que também tem muito a ganhar pelo recurso ao trabalho remoto e que, ademais, isso poderá servir como um argumento para reter os melhores recursos da organização que é, sempre, as suas pessoas.
